ReqMan ist die optimale Lösung für diverse Nutzergruppen

Wir haben hier beispielhaft verschiedene Nutzerprofile erstellt, um Ihnen die Herausforderungen im Anforderungsmanagement näherzubringen, und um zu erläutern, warum ReqMan die effektivste Lösung für diese Herausforderungen ist. Die hier genannten Personen sind frei erfunden. Ähnlichkeiten mit lebenden oder verstorbenen Personen wären daher rein zufällig.

Benutzerrollen im Anforderungsmanagement

Han C.
42 Jahre
Requirements Engineer
Automobilzulieferer

Rolle: Requirements Engineer

„Das Erstellen der Compliance Matrix in ReqMan ist wirklich eine Erleichterung. Neben dem gemeinsamen Arbeiten mit den technischen Experten auf einer Plattform, kann ich auch ganz leicht auf bereits bewerte Anforderungen aus Vorprojekten zurückgreifen und so Zeit sparen. Auch das Nachreichen einer neueren Dokumentversion durch den Kunden bringt uns nicht mehr ins Schwitzen, denn die automatische Vergleichsfunktion von ReqMan visualisiert alle Änderungen in Text, Bild und Tabellen, die dann einfach in die Datenbank übernommen werden können. ReqMan ist für uns zu Single-Source-of-Truth für Anforderungen geworden.“

Ziele

Erstellen einer Compliance Matrix
Rückmeldung an Kundenbetreuer geben

Wünsche/Bedürfnisse

Ich möchte schnell und verlässlich eine Compliance Matrix „per Knopfdruck“ erstellen.
Ich möchte bereits bewertete Anforderungen aus früheren Projekten wieder verwenden können und das Rad nicht nochmal neu erfinden.
Ich möchte Transparenz über die Kommentierungs-und Bewertungshistorie einzelner Anforderungen und nicht nur des gesamten Dokuments.
Ich möchte eine einfache Austauschmöglichkeit mit technischen Experten auf Basis verlässlicher Informationen haben.
Ich möchte stets den aktuellen Stand einzelner Anforderungen oder Anforderungscluster im Blick haben.
Ich möchte Anforderungen an einzelne Experten zur Bewertung verteilen können und deren Ergebnis wieder automatisiert in die Gesamtbewertung integrieren können.
Ich möchte auch bei Änderungen verschiedener Versionen von Anforderungen immer den Überblick behalten.

Herausforderungen ohne ReqMan

Ein großer Teil der Zeit in der Anfragephase wird für das Management und die Verteilung der Anforderungen aufgebracht und geht damit zu Lasten der technischen Bewertung.
Die Lastenhefte kommen in der Regel in einer PDF-Datei, die ich oder unsere Kundenbetreuer nur manuell per Copy&Paste mit einem immensen Aufwand zerlegen kann. Dabei gibt es immer wieder Fehler in der Übertragung.
Es gibt kein zentrales Tool zum Management der Anforderungen aus den Lastenheften, aber dafür viele Selfmade-Lösungen und Workarounds über unzählige Excel-Listen, die nie richtig synchron sind.
Die Versionierung von Bewertungsständen erfolgt nur über Dateiversionen des gesamten Dokuments. Die Versionszahl ist daher explodiert und ist nicht mehr überschaubar.
Der Vergleich unterschiedlicher Versionen von Lastenheften führt immer wieder zu extrem hohen Aufwänden, da das gesamte Lastenheft wieder und wieder gesichtet werden muss.
Es gibt überhaupt keine Möglichkeit auf Bewertungen aus Vorprojekten zentral zuzugreifen. Man kann nur Dokumente einzeln öffnen, um hoffentlich eine passende Bewertung zu finden.

Erwartungen an ReqMan

In ReqMan ist immer minutenaktuell der verlässliche Stand der Anforderungsbewertung abgebildet.
ReqMan ermöglicht mir den übersichtlichen und schnellen Austausch mit den technischen Experten – auch über mehrere Iterationen und Unternehmensgrenzen hinweg.
Mit ReqMan habe ich ein leichtgängiges Tool zur schnellen Erzeugung der Compliance Matrix auf Knopfdruck.
ReqMan bietet allen am Prozess beteiligten Stakeholdern eine zentrale Plattform für die Bewertung und Abstimmung der Anforderungen.
Eine neue Version des Lastenhefts, die der Kunde im Projektverlauf nachreicht, wird automatisch von ReqMan verarbeitet und verursacht fast keine Mehraufwände.

Rolle: Projektmanager

„Mit ReqMan kann ich jederzeit den gesamten Fortschritt unseres Projekts einsehen, ohne vorher verschiedene Projektstände zusammenführen zu müssen oder auf manuelle Auswertungen meiner Mitarbeiter warten zu müssen.“

Ziel

Projekt erfolgreich im abgesteckten Zeitraum, unter Einhaltung der festgelegten Qualitätskriterien und des vereinbarten Budgets, abschließen

Wünsche/Bedürfnisse

Ich möchte stets über den Status des Projekts und der Erfüllung der Kundenanforderungen aber auch der internen Anforderungen aus verschiedenen Bereichen informiert sein.
Ich möchte den Überblick über mehrere Projekte haben und den Projektzeitplan transparent an die Projektbeteiligten weitergeben können.
Ich möchte die Meilensteine im Projekt und Abgabefristen stets im Blick haben, um keine Termine zu verpassen.
Ich möchte alle zu einem Projekt gehörigen Anforderungsdokumente, Lastenhefte, Spezifikation, Normen und weitere Mitgeldende Unterlagen an einem Ort verfügbar haben.

Herausforderungen ohne ReqMan

Meine mitunter sehr großen Projektteams arbeiten mit dezentralen Systemen (z. B: Excel) und haben unterschiedliche Projektstände, sodass ich den Gesamtfortschritt nur schwer transparent einsehen kann.
Die Dokumente zu einem Projekt, die ich zur Bewertung von Anforderungen benötige, muss ich verteilt in verschiedenen Ablagesystemen oder sogar in E-Mails zusammensuchen.
Der Überblick bei der Vielzahl der zu bewertenden Anforderungen geht verloren und ich kann nicht verlässlich erkennen, ob der Zeitplan aus Gesamtprojektsicht eingehalten werden kann.
Viele der Projekte werden im Task-Force Modus betrieben, um die enge Zeit zur Bewertung der Anforderungen überhaupt einzuhalten was zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter führt.

Erwartungen an ReqMan

ReqMan soll mir helfen, dass ich jederzeit einen aktuellen, verlässlichen Stand zur Erfüllung aller Anforderungen in meinem Projekt erhalte.
Mit ReqMan kann ich Anforderungen aus unterschiedlichen Quellen, wie z.B. Dokumente im Filesystem oder Sharepoint, Anforderungsmanagementwerkzeuge (DOORS, Polarion, Integrity etc.) zusammenbringen und darauf basierend den gesamthaften Projektstatus bewerten.
Ich kann mit ReqMan in Echtzeit den Projektfortschritt verfolgen, um damit rechtzeitig auf eine Schieflage im Projekt zu reagieren, ohne die Projekte in den Task-Force Modus zu schicken.

Ludwig R.
54 Jahre
Projektmanager
Medizintechnik-Branche

Jody W.
36 Jahre
Technische Fachexpertin
Automobilzulieferer

Rolle: Technische Fachexpertin

„In ReqMan kann ich die Kommentierungshistorie jeder Anforderung einsehen und so die Gedankengänge der Kollegen nachvollziehen. Außerdem habe ich in ReqMan ein personalisiertes Dashboard, welches mir anzeigt welche Anforderungen ich in welcher Dringlichkeit bearbeiten muss.“

Ziel

Bewertung der Anforderungen hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit

Wünsche/Bedürfnisse

Ich möchte in einem Dashboard eine Übersicht mit allen Anforderungen haben, die ich noch bewerten muss oder bereits bewertet habe.
Ich möchte über die aktuellen Termine im Projekt informiert sein, damit ich danach meine Arbeiten planen kann.
Ich möchte einfach Kommentierungen und Anmerkungen zu einzelnen Anforderungen einsehen können und dabei auch die Historie sehen.
Ich möchte Zugriff auf Anmerkungen/Kommentierungen (Wer? Was? Wann?) anderer Stakeholder haben, um meine Bewertung damit abgleichen zu können.

Herausforderungen ohne ReqMan

Ich verliere den Überblick, wann ich welche Anforderungen in welchem Projekt bewerten muss.
Es ist kaum möglich die Prioritäten richtig zu setzen, da die eigenen Aufgaben intransparent über alle Projekte hinweg definiert sind.
Ich kann nicht auf das bestehende Wissen meines Unternehmens, bzw. meiner Kollegen zugreifen, da jeder seine Kommentare und Herleitungen zu Entscheidungen dezentral abgelegt.
Mir ist nicht transparent, wer welche Entscheidungen zu einer Bewertung warum abgegeben hat. Wenn die Entscheidungen in einem anderen Projekt getroffen wurden, bekomme ich davon nichts mit.

Erwartungen an ReqMan

Mit ReqMan sehe ich immer genau was ich noch tun muss und in welchen Zeitraum ich meine technische Bewertung zu den Anforderungen abgeben muss.
Ich kann mit ReqMan auch ähnliche Anforderungen von mir oder von meinem Kollegen über alle Projekte hinweg einsehen und schauen, ob ich Bewertungen übernehmen kann.
ReqMan zeigt mir sofort, welche Kollegen ich für welche Anforderungen ansprechen kann und spart mir damit wertvolle Zeit bis zur Suche des Richtigen.
Kommentare zu Anforderungen von Kollegen kann mit ReqMan in chronologischer Reihenfolge einsehen, um auch Entscheidungen nachvollziehen zu können.

Rolle: Kundenbetreuerin

„ReqMan ist mir in der täglichen Arbeit eine große Hilfe. Mit der Importfunktion kann ich aus Dokumenten die Anforderungen voneinander separiert auslesen und in wenigen Augenblicken in unsere Datenbank übernehmen lassen. Selbst PDF-Dokumente stellen kein Problem mehr da. So können die Projektkollegen direkt mit der Bewertung starten und der Kunde bekommt wesentlich schneller eine Rückmeldung zu seinen Anforderungen.“

Ziel

Dem Kunden eine möglichst zeitnahe, genaue Auskunft über die Umsetzbarkeit der Anforderungen zukommen lassen, um dann ein Angebot erstellen zu können

Wünsche/Bedürfnisse

Ich möchte möglichst schnell eine Rückmeldung des Requirements Engineers bezüglich unserer Möglichkeiten zur Erfüllung des Kundenlastenhefts bekommen.
Ich möchte nicht innerhalb des Unternehmens mit vielen verschiedenen Dokumenten arbeiten, sondern eine digitale Datenquelle haben.
Ich möchte nicht mit Copy&Paste Anforderungen verteilen, sondern automatisiert Anforderungen für eine weitere Bewertung meinen Kollegen im Unternehmen zur Verfügung stellen können.

Herausforderungen ohne ReqMan

Ich erhalte von jedem Kunden jeden Tag eine Vielzahl von Dokumente mit Anforderung, die ich individuell verarbeiten muss.
Jedes Dokument hat eine andere Struktur und enthält teilweise auch mehrere Sprachen. Ich muss alle Informationen manuell zerlegen und dann in die Folgesysteme für den Requirements Engineering einpflegen.
Ich erhalte keine Informationen darüber, was sich in einer neuen Version der Dokumente, die ich vom Kunden erhalten habe, geändert hat. Dies muss ich aufwändig mit einer paarweisen Kontrolle durchführen und habe immer Angst, etwas Wichtiges zu übersehen.

Erwartungen an ReqMan

ReqMan ermöglicht mir die reibungslose, weitestgehend automatisierte Weitergabe von Informationen aus verschiedensten Dokumentarten an die Requirements Engineers in meinem Unternehmen.
Mit ReqMan kann ich dem Kunden eine nachvollziehbare und zeitnahe Rückmeldung zur Bewertung der Anfrage auf Basis der Prüfung von allen technischen Experten geben.
Danke ReqMan spare ich Zeit in der Anforderungsbewertung, die ich nutzen kann, um mit meinem Kunden mehr über die Inhalte der Anforderungen zu sprechen und diese besser abzustimmen.